Procurement Management

Perbandingan Aspek Pengadaan


1. Sistem Pengadaan Sentralisai vs Desentralisasi

a. Alasan pelaksanaan pengadaan secara sentralisai

1) Biaya produksi sangat tinggi
2) Barang/jasa dimaksud dipergunakan oleh sebagian besar unit operasi
3) Memerlukan pengawasan yang ketat terhadap kebijakan pengadaan dan pelaksanaan produksi

b. Keuntungan Sentralisasi

1) Komunikasi dengan pemasok cepat
2) Pengelolaan dan peranan pengadaan lebih meningkat
3) Pengetahuan lebih luas
4) Biaya operasi kecil
5) Diskon besar untuk pembelian banyak
6) Keyakinan atas praktek pengadaan

c. Keuntungan Desentralisasi

1) Komunikasi dengan end user lancar
2) Tanggung jawab lebih tinggi
3) Pengambilan keputusan lebih cepat
4) Waktu pengadaan lebih cepat
5) Respon atas perubahan pengadaan lebih cepat


2. Efisiensi (berdayaguna) vs Efektivitas (berhasilguna)

a. Efisiensi

1) Perbandingan antara input dengan hasil yang dapat dipergunakan
2) Perencanaan kerja vs anggaran belanja
3) Pengurangan biaya pengadaan (TCO dan biaya per order)
4) Pengurangan birokrasi
5) Pengurangan transaksi dan waktu pengadaan

b. Efektivitas

1) Pencapaian hasil yang diharapkan
2) Cost effectiveness
3) Penyerahan barang dan penyelesaian pekerjaan tepat waktu
4) Tingkat apkir (Rejected rate)
5) Rasio persediaan (Inventory ratio)
6) Rasio keberhasilan (Performance ratio/Key Performance Indicator)

3. Brand vs Generic Names

v Brand names

1) Meyakinkan kualitas dan fungsi produk
2) Tidak banyak bervariasi
3) Berusaha secara konsisten untuk memelihara reputasi merek
4) Harga sering lebih tinggi dibandingkan dengan produk generik yang sama
5) Menjamin kelanjutan suplai kedepan
6) Memberikan layanan purna jual


4. Pengadaan tradisional vs kontemporer

a. Pengadaan tradisional

1) Berfungsi klerikal dan administratif
2) Proses pengadaan secara informal
3) Bekerja reaktif berdasarkan permintaan
4) Pengadaan tidak terlibat dalam perencanaan spesifikasi dan evaluasi pemasok
5) Fokus kepada harga
6) Hubungan dengan departemen lain sangat terbatas
7) Fungsi pengadaan tidak berhubungan dengan rencana strategis perusahaan
8) Informasi tidak dikelola dengan baik dan bersifat manual
9) SDM pengadaan tidak dilatih secara profesional

b. Pengadaan kontemporer

1) Berfungsi strategis dan berorientasi kompetisi
2) Proses pengadaan secara optimal
3) Bekerja proaktif sejak perencanaan produksi
4) Terlibat langsung dalam pembinaan hubungan dengan pemasok
5) Fokus kepada TCO dan SCM
6) Hubungan interaktif dengan departemen lain
7) Menduduki tingkat jabatan manajemen dan terlibat dalam strategi perusahaan
8) Informasi dikelola berdasarkan teknologi informasi
9) SDM pengadaan dilatih secara profesional dan senantiasa dikembangkan secara terus menerus

Bagaimana Mengelola Logistik Dengan Baik?

Menurut Martin Christopher, logistik adalah: “... a process of strategically managing the procurement, movement and storage of materials, parts and finished inventory (and the related information flows) through the organization and its marketing channels in such a way that current and future profitability are maximized through the cost-effective fulfillment of orders”.Logistik dianggap sebagai suatu proses yang sangat penting, karena dengan pengelolaan yang efektif dan efisien akan menjadi salah satu sumber keunggulan kompetitif yang dapat diciptakan oleh perusahaan. Dasar-dasar kesuksesan dalam kompetisi di pasar ada beberapa macam tetapi suatu model sederhana yang dapat dikemukakan dan cukup masuk akal adalah apa yang dinamakan sebagai “the triangular linkage of the company” atau “the Three C’s” yaitu customers, competition dan company dengan hubungan keterkaitan diantara ketiganya.
Penanganan manajemen logistik yang baik akan bermuara pada terbentuknya keunggulan kompetitif perusahaan. Sumber dari keunggulan kompetitif tersebut terletak pertama-tama pada kemampuan perusahaan membedakan dirinya sendiri di depan mata konsumen dari para pesaingnya (value advantage). Kedua, dengan cara bekerja berbiaya rendah yang berarti memperoleh laba yang lebih tinggi (productivity atau cost advantage).Productivity advantageBiasanya makin besar volume produksi suatu barang, biaya per satuan barang akan makin kecil karena fixed cost dibagi lebih merata dengan angka pembagi yang lebih besar. Sedangkan variable cost per satuan barang akan tetap, sehingga total cost per satuan barang akan mengecil. Oleh karena itu, kenaikan market share akan menaikkan volume produksi dan selanjutnya akan menurunkan biaya produksi per satu satuan barang. Namun, cara menurunkan biaya produksi tidak hanya dengan menaikkan market share, tetapi dapat juga dengan menurunkan biaya logistik.Value advantageSudah menjadi semacam axioma dalam marketing management bahwa konsumen tidak membeli “barang” (product) tetapi mereka membeli “faedah atau keuntungan tertentu” (benefit). Oleh karena itu, bila perusahaan tidak mampu membedakan produknya dengan produk kompetitornya, maka barang atau produknya akan menjadi “barang komoditas” biasa dan konsumen akan cenderung membeli jenis barang tersebut yang harganya paling murah. Untuk mendapatkan value advantage ini, maka perusahaan harus menciptakan nilai tertentu dan biasanya harus dilakukan pada suatu segmen pasar tertentu. Dalam prakteknya, perusahaan-perusahaan yang sukses – tanpa perduli berskala kecil, menengah, dan besar - ternyata terus menerus berusaha mencari posisi dalam pasar berdasarkan kedua-dua advantage itu, yaitu productivity advantage dan value advantage. Opsi-opsi yang tersedia dalam hubungan antara value advantage dan productivity advantage .
Perusahaan yang merasa menempati kotak bawah kiri dalam matrix tersebut berada pada posisi paling malang, karena tidak mempunyai keunggulan apa-apa atau sangat minim. Cara satu-satunya adalah harus bergerak ke kanan atau ke atas. Dalam matriks tersebut terlihat bahwa fungsi logistik dapat membantu banyak untuk meningkatkan, baik value advantage maupun productivity advantage. Yang sangat penting diperhatikan adalah bahwa layanan akan sangat menentukan dalam membedakan antara perusahaan yang satu dan yang lainnya. Jenis layanan ini (value advantage) hampir tidak terbatas jenisnya, dari yang memakan biaya sampai yang sama sekali tidak, atau hanya membutuhkan biaya yang relatif sangat kecil. Dapat dikatakan bahwa perusahaan yang berhasil menjadi market leader adalah perusahaan yang mengusahakan dan berhasil mencapai dua puncak kesempurnaan, yaitu cost leadership dan service leadership. •

source : www.ebizzasia.com